Fiche synthétique de copropriété : pourquoi est-elle essentielle ?

Vous êtes copropriétaire et vous vous demandez à quoi sert une fiche synthétique de copropriété ? Découvrez tout ce qu’il faut savoir sur ce document essentiel à la vie des copropriétés et le rôle du syndic dans sa création et son actualisation.
 

Sommaire
Définition : qu’est-ce qu’une fiche synthétique de copropriété ?
Fiche synthétique de copropriété : qui doit la rédiger ?
Quel est le contenu d’une fiche synthétique de copropriété ?
Quelle est la fréquence de mise à jour de ce document ?
Copropriétaire : comment obtenir la fiche synthétique de copropriété ?
Absence fiche synthétique de copropriété : quelles sont les sanctions ?
En résumé

Définition : qu’est-ce qu’une fiche synthétique de copropriété ?

Vous avez déjà entendu parler de la fiche synthétique de copropriété, mais cela reste vague ?

Il s’agit pourtant d’un document essentiel à la vie d’une copropriété.

Ce document est obligatoire et informe les copropriétaires, mais aussi les futurs acquéreurs, sur l’état de l’immeuble, ainsi que sur le fonctionnement de la copropriété.

C’est la loi Alur du 24 mars 2014 qui a instauré la fiche synthétique de copropriété (article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965).

Bon à savoir

L’entrée en vigueur de la fiche synthétique de copropriété a été progressive :
1. À partir du 1er janvier 2017 : pour tous les syndicats de copropriétaires comportant plus de 200 lots.
2. À partir du 1er janvier 2018 : pour tous les syndicats de copropriétaires de plus de 50 lots.
3. À partir du 1er janvier 2019 : pour tous les syndicats de copropriétaires de 50 lots et moins.

Les lots correspondent aux bureaux, commerces, logements, parkings, garages, caves, etc.

Fiche synthétique de copropriété : qui doit la rédiger ?

C’est au représentant légal de la copropriété de rédiger la fiche synthétique, c’est-à-dire à votre syndic de copropriété.

Pour être valide, elle doit comporter :
• le nom du syndic,
• sa signature,
• son cachet,
• ainsi que la date de délivrance du document.

Bon à savoir

Selon l’article 3 du décret n° 2016-1822 du 21 décembre 2016, « la fiche de synthèse peut être extraite du registre national des copropriétés ».

Dans ce cas, le document doit comporter la mention suivante : « fiche délivrée par le registre national des copropriétés sur la foi des déclarations effectuées par le représentant légal ».

Quel est le contenu d’une fiche synthétique de copropriété ?

C’est le décret n° 2016-1822 du 21 décembre 2016, et plus particulièrement l’article 2, qui fixe le contenu de la fiche synthétique de la copropriété, elle-même prévue par l’article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis.

1. L’identification de la copropriété

En premier lieu, la fiche synthétique doit comporter l’identification de la copropriété, c’est-à-dire :
1. Le nom d’usage et l’adresse du syndicat de copropriétaires.
2. L’adresse ou les adresses du ou des immeubles, si elles sont différentes de celle du syndicat.
3. Le numéro d’immatriculation du syndicat des copropriétaires au registre national des copropriétés.
4. La date de la dernière mise à jour des données d’immatriculation.
5. La date d’établissement du règlement de copropriété.

2. L’identité du syndic ou administrateur de biens provisoire

La fiche synthétique de copropriété doit stipuler l’identité du syndic ou de l’administrateur de biens provisoire qui l’a réalisé, et plus précisément :
1. Le nom, le prénom et l’adresse du représentant légal de la copropriété.
2. Le numéro identifiant d’établissement (SIRET) du représentant légal.

3. L’organisation juridique de la copropriété

L’organisation juridique de la copropriété correspond aux éléments suivants :
1. La nature du syndicat : principal, secondaire ou coopératif.
2. En cas de syndicat secondaire, la fiche synthétique de copropriété doit mentionner le numéro d’immatriculation au registre national des copropriétés du syndicat principal du syndicat des copropriétaires.

4. Les caractéristiques techniques de la copropriété

Les caractéristiques techniques doivent indiquer :
1. Le nombre total de lots inscrit dans le règlement de copropriété.
2. Le nombre total de lots à usage de bureaux, de commerces ou d’habitation.
3. Le règlement de copropriété.
4. Le nombre total de bâtiments.
5. La période de construction des bâtiments.

5. Les équipements de la copropriété

Les équipements de la copropriété doivent mentionner :
1. Le type de chauffage.
2. Pour le chauffage collectif non urbain, s’il est partiel ou total, et le type d’énergie utilisée, c’est-à-dire le gaz, le fioul, l’électricité, etc.
3. Le nombre total d’ascenseurs.

6. Les caractéristiques financières de la copropriété

Enfin, la fiche synthétique de copropriété doit aussi comporter des données financières, mais qui différent en fonction de l’exercice comptable.

Ainsi, en cas de premier exercice comptable, c’est-à-dire si les comptes non pas encore été approuvés lors de l’assemblée générale (AG), la fiche synthétique doit indiquer la date de début et la date de fin de l’exercice comptable.

En cas d’exercice comptable clos, c’est-à-dire que les comptes ont été approuvés par l’assemblée générale, alors la fiche synthétique de copropriété doit mentionner davantage d’informations :
1. La date de début et la date de fin de l’exercice comptable.
2. La date de l’assemblée générale durant laquelle ont été approuvés les comptes.
3. Le montant des charges pour les opérations courantes.
4. Le montant des charges pour les travaux et les opérations exceptionnelles.
5. Le montant du fonds de travaux.
6. Le montant des dettes des fournisseurs.
7. Le montant des impayés.
8. Le nombre de copropriétaires débiteurs du syndicat.
9. La présence de personnes employées par le syndicat de copropriétaires.

Quelle est la fréquence de mise à jour de ce document ?

Une fiche synthétique de copropriété doit être actualisée tous les ans.

Pourquoi ? Parce qu’elle fournit des statistiques, mais surtout un annuaire des copropriétaires qui doit être mis à jour en fonction des arrivées et des départs (vente d’un lot, etc.).

Votre syndic de copropriété a deux mois pour mettre à jour la fiche synthétique de copropriété après la notification du procès-verbal de l’assemblée générale (AG).

En effet, c’est au cours de l’assemblée générale que les comptes de l’exercice clos ont été approuvés.

Copropriétaire : comment obtenir la fiche synthétique de copropriété ?

Vous souhaitez obtenir la fiche synthétique de copropriété ? Vous pouvez directement contacter votre syndic. Il a un mois pour vous l’envoyer.

Elle doit normalement être consultable directement dans l’extranet de votre copropriété.

Absence fiche synthétique de copropriété : quelles sanctions ?

Si votre syndic ne vous fournit pas la fiche synthétique de copropriété dans un délai d’un mois, alors il encourt une pénalité de 15 euros par jour de retard. Cette pénalité est directement retenue sur la rémunération forfaitaire annuelle du syndic.

C’est l’article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965 qui fixe les sanctions : « En l'absence de mise à disposition d'un copropriétaire de la fiche synthétique au-delà d'un délai d'un mois à compter de la demande, des pénalités par jour de retard, dont le montant est fixé par décret, sont imputées sur la rémunération forfaitaire annuelle du syndic. Ces pénalités sont déduites de la rémunération du syndic lors de l'arrêté des comptes à soumettre à l'assemblée générale ».

Par ailleurs, l’absence de fiche synthétique peut aussi être un motif de révocation du syndic de copropriété à la demande du conseil syndical, puisqu’il s’agit de l’une de ses obligations légales.

« Le syndic doit établir une fiche synthétique de la copropriété tous les ans. Le syndic dispose d’un mois pour mettre à disposition cette fiche aux copropriétaires qui en font la demande, sous peine de sanctions financières. À noter que lors de la vente d'un lot dans la copropriété, une copie de cette fiche synthétique doit être annexée à la promesse de vente ou à l'acte authentique ; son absence peut donc être problématique également dans cette situation et engager la responsabilité du syndic. »
Maître Cyril Sabatié, Cabinet LBVS Avocats Associés, spécialiste en droit immobilier.

Si votre syndic n’a pas réalisé ou actualisé la fiche synthétique de copropriété, vous pouvez alors le révoquer et choisir, après une procédure précise, un nouveau syndic.

Vous ne savez pas comment vous y prendre ? Suivez nos conseils pour bien choisir votre syndic de copropriété, comme faire appel à un syndic professionnel partenaire de GALIAN-SMABTP !

En résumé

Comment rédiger une fiche synthétique de copropriété ?

C’est le rôle du syndic de copropriété de rédiger et de mettre à jour annuellement la fiche synthétique de copropriété.

La fiche de synthèse est-elle obligatoire pour les copropriétés ?

Oui, il s’agit d’un document obligatoire qui doit être édité et actualisé par le syndic professionnel comme le syndic bénévole ou coopératif.

Immeuble : qu’est-ce que la fiche synthétique de copropriété ?

Il s’agit d’un document à destination des copropriétaires et des futurs acquéreurs qui renseigne sur le fonctionnement d’une copropriété, mais aussi sur l’état de l’immeuble.

Où trouver et consulter la fiche synthétique de copropriété loi Alur ?

Pour consulter la fiche synthétique d’une copropriété, il suffit de la demander au syndic de copropriété. Il a alors un mois pour la fournir au copropriétaire qui en a fait la demande. La fiche synthétique de copropriété doit aussi être disponible sur l’extranet à la disposition des copropriétaires.

Immatriculation : qu’est-ce que le registre national des copropriétés ?

Le registre national des copropriétés permet de recenser toutes les copropriétés à usage d’habitat. Les syndics peuvent procéder à l’immatriculation des copropriétés en ligne, mais aussi mettre à jour leurs données. Enfin, ce registre permet d’accéder à des données statistiques sur les copropriétés françaises, ainsi qu’à un annuaire.