Comment optimiser les frais au sein d’une agence immobilière ?

Vous souhaitez assurer la pérennité financière de votre agence immobilière ? Découvrez cinq conseils, de la renégociation des contrats à la digitalisation de certains process, pour réduire vos frais et développer votre activité ! 

Sommaire 
Astuce N°1 : mesurer vos coûts 
Astuce N°2 : réduire vos charges 
Astuce N°3 : renégocier vos contrats 
Astuce N°4 : opter pour la digitalisation 
Astuce N°5 : former vos collaborateurs 
Agences immobilières : pourquoi réduire vos coûts est important ? 
GALIAN accompagne les professionnels de l’immobilier en difficulté 
En résumé

Astuce N°1 : mesurer vos coûts

Afin de réduire vos frais au sein de votre agence immobilière, vous devez en premier lieu bien mesurer et suivre vos coûts. 

C’est l’une des mesures phares que nous vous recommandions en février dernier, lors de notre webinaire « Comment gérer son agence en temps de crise », afin d’assurer la bonne santé financière de votre entreprise. 

Pour cela, vous devez établir un plan de trésorerie qui vous indiquera les tensions financières auxquelles vous pourriez être soumis et les actions à mener. 

Pour l’élaborer, il est nécessaire d’analyser vos charges et vos produits d’exploitation, de les budgétiser et de lister l’ensemble des encaissements et décaissements avec leurs dates d’échéance (mensuellement). 

Si vous n’êtes pas à l’aise avec toutes ces étapes, vous pouvez faire appel à un expert-comptable pour vous accompagner. GALIAN réalise également des missions conseil sur cette thématique.

Bien suivre vos ratios : un élément important

Vos ratios de charges sont-ils cohérents avec ceux de la moyenne de la profession ?

 
Plusieurs chiffres sont à retenir afin de pouvoir vous positionner par rapport à vos concurrents : 

• 31 % : le ratio charges externes/CA, 
• 58 % : le ratio masse salariale/CA, 
• 9,5 % : le ratio résultat net/CA. 

Dans ces ratios, la « masse salariale » intègre la rémunération des agents commerciaux, ainsi que les éventuelles refacturations liées à la sous-traitance. 

Suivre de façon régulière vos ratios professionnels vous permet d’être plus réactif, notamment dans ce contexte actuel de crise immobilière.

Astuce N°2 : réduire vos charges

Autre astuce très efficace pour un effet rapide : chercher comment réduire vos charges. 

Nous pouvons diviser vos charges en trois familles : 
1. Les dépenses qui ont un lien direct et réel avec votre activité : elles apportent une valeur ajoutée à l’ensemble de vos clients et permettent de développer votre chiffre d’affaires. 
2. Les dépenses dites « personnelles » : locaux de l’agence, voitures de fonction, etc. 
3. Les dépenses non essentielles à l’activité, dites « superflues ». 

En premier lieu, il est souhaitable de chercher à réduire vos dépenses personnelles si elles sont trop élevées par rapport au niveau d’activité, en diminuant la surface et le standing de vos locaux par exemple ou les frais de mission et de réception. 

En ce qui concerne les dépenses directement liées à l’activité, le poids de la publicité est généralement prédominant au niveau des charges externes : il se situe entre 8 et 9 % du CA et ne devrait pas dépasser 10 %. 

Enfin, vous pouvez également agir sur les dépenses superflues en limitant les gestes commerciaux, les frais de fournitures, les goodies non adaptés ou en fiabilisant les process de gestion pour limiter les doubles règlements, par exemple. 

Si vous démarrez votre activité, vous pouvez décider de travailler avec des agents commerciaux plutôt que d’avoir des négociateurs salariés, afin de variabiliser vos charges en fonction de vos revenus.

Astuce N°3 : renégocier vos contrats

Pour réduire efficacement les frais au sein de votre agence immobilière, vous avez aussi la possibilité de renégocier vos contrats auprès de vos fournisseurs. 

Si vous travaillez depuis longtemps avec vos fournisseurs et que vous entretenez une bonne relation avec eux, vous avez plus de chance d’obtenir des remises de leur part. 

Vous pouvez aussi tenter de renégocier vos prêts auprès de votre banquier, ou par l’intermédiaire d’un courtier, afin d’obtenir un taux plus bas ou des mensualités moins élevées.

Astuce N°4 : opter pour la digitalisation

Vous souhaitez gagner en productivité ? Misez sur les outils digitaux ! 

Grâce à ces logiciels, vous pouvez automatiser certaines tâches : gestion des documents, gestion des mandats, emailings, registres légaux électroniques, etc. 

Votre charge de travail se réduit. Vous gagnez ainsi un temps précieux que vous pouvez consacrer à la prospection ou à la relation client, afin de fidéliser vos mandants. 

In fine, vous faites des économies !

Astuce N°5 : former vos collaborateurs

La formation a certes un coût, mais elle permet d’améliorer les compétences et les connaissances de vos équipes. 

Une bonne connaissance des outils digitaux, des processus, mais aussi des lois et autres actualités liés aux métiers de l’immobilier est primordiale pour gagner en productivité. 

Ainsi, votre investissement dans la formation continue vous permet de faire de réelles économies… Des économies que vous pourrez ensuite réinvestir pour développer votre activité.

Agences immobilières : pourquoi réduire vos coûts est important ?

Tout simplement pour mieux faire face aux difficultés financières que votre agence peut rencontrer, notamment lors d’un ralentissement économique. 

Ce n’est pas l’unique raison. Réussir à réduire vos coûts vous permet : 
1. D’améliorer votre rentabilité. 
2. De générer plus de revenus. 
3. De renforcer votre compétitivité. 
4. D’accroître votre notoriété.

GALIAN accompagne les professionnels de l’immobilier en difficulté

Via la cellule AGIR, GALIAN accompagne les transactionnaires, les gestionnaires et les syndics dans l’optimisation de leur organisation afin d’améliorer la rentabilité de leur entreprise. 

GALIAN propose également plusieurs modules de formations en classe virtuelle : 
1. Formation sur l’analyse de la performance des agences : pour les agences qui ont plusieurs activités. 
2. Formation sur le pilotage des agences : pour celles qui ont principalement une activité de transaction.

Bon à savoir

Au-delà de ces formations, GALIAN propose aussi des audits de la comptabilité mandant, réalisés par des auditeurs internes. 

Nos auditeurs analysent la situation financière de votre structure afin de vous délivrer des conseils pour organiser et développer votre activité. 

Ils réalisent également des audits de pré-acquisition ou de pré-cession, des analyses de valorisation du portefeuille ou encore de votre rentabilité.

En résumé

Charges des agences immobilières : comment les réduire ?

Pour réduire les charges d’une agence immobilière, vous devez mesurer vos coûts pour mieux les maîtriser. Vous pouvez aussi renégocier vos contrats et mettre en place des outils digitaux. Enfin, la formation continue de vos employés constitue un autre bon moyen d’optimiser vos coûts.

Pourquoi réduire les coûts dans une agence immobilière ?

Pour mieux anticiper les périodes de ralentissement économique. Réduire les coûts permet aussi d’améliorer votre rentabilité, de fidéliser vos clients, d’être plus compétitif et d’augmenter votre notoriété.

Quelles formations sont proposées par GALIAN via la cellule AGIR ?

GALIAN propose des formations aux agences immobilières qui souhaitent réduire leurs coûts. Elles portent sur l’analyse de la performance des agences ou sur le pilotage des agences.